Ya tenemos Factura Electrónica. ¿Qué sigue?

Por fin en nuestro país ya contamos con la venia y un mecanismo mediante el cual, Contribuyentes de todos los tamaños, podremos expedir Facturas Electrónicas.

Cierto es que la ley estipula que los Contribuyentes (personas físicas o morales) que tengan ingresos mensuales por cuatro millones de pesos mensuales están obligadas a hacerlo, mientras que para el resto es aún opcional. Pero al final existe esta excelente alternativa.

Empresas dedicadas a los Sistemas Comerciales de Contabilidad ya ofertan a grito abierto y a "los cuatro vientos" que su producto está listo y certificado para ofrecer el servicio de Facturación Electrónica. En medio de toda esta fiesta surge entonces la duda: -"¿Dónde se almacenarán las susodichas Facturas Electrónicas?"-.

Antaño era necesario tomar cada Factura de papel, perforarla y guardarla dentro de recopiladores o "Leforts", los cuales quedaban en estanterías y almacenes durante un periodo de cinco o seis años (lo que la ley estipulara). En caso de una duda o una auditoría, simplemente se acudía al almacén en cuestión, se tomaba ese recopilador o "Lefort" y todo listo.

Hoy la respuesta más simplista nos dice que -"...ahora todo queda en el disco duro de la computadora o del servidor que tiene el Sistema de Contabilidad"-. Excelente y muy veraz respuesta, ¿Pero ya pensó el Contribuyente qué sucede si ese disco duro se daña, se corrompe, etc.?

Ninguna empresa que oferta soluciones contables toca de manera completa y/o seria el tema de qué o cómo respaldar esa información de manera confiable y segura. Queda entonces un hueco y una excelente oportunidad de negocio a la vista.

Cierto es que existen empresas pequeñas que con una "respaldadora de cartuchos", una unidad "de red" o algún artilugio de escritorio pretenden subsanar de manera "económica" este problema, pero definitivamente no es una manera confiable y segura de hacerlo.

Lo primero que debemos hacer quienes conocemos del tema pues, es el mostrar a la gente que el Respaldo y Recuperación de información es toda una metodología, mas que solo un producto.

Cierto es que esta metodología involucra productos (hardware y software) así como servicios, mas sin embargo de nada sirven estos si no se tienen unos pasos definidos, probados y comprobados de cómo, quién, dónde y cuándo realizar cada paso de esta metodología.

Lo anterior puede resultar incómodo para quienes solo insertan un cartucho, le dan "click" a un ícono en el escritorio de su Sistema Operativo y esperan a que el indicador de la unidad de respaldo diga "listo", pero eso  a la larga es peor que nada.

Con un método tan simplista como el anterior, la empresa o la persona se "atienen" a que el respaldo fue realizado y creen contar con dicho respaldo para una contingencia. Pero, ¡Oh sorpresa! Resulta que el contenido en las cintas está corrupto, incompleto o peor aún... nulo.

En más de una ocasión este su humilde autor se a topado con empresas que han perdido años de información por creer que tenían respaldos. De manera ingenua seguían un burdo procedimiento el cual nunca incluía el rectificar la existencia, integridad y/o coherencia de la información. Qué decir de que en casos de desastre, no existían copias de las "cintas de respaldo" en otro sitio, lo que hace que se pierda la totalidad de la información.

Para colmo, estos escenarios de terror son evitables. Si estas empresas son debidamente asesoradas por un verdadero profesional en el Respaldo y Recuperación de la información, así como también se utilizan productos y servicios de calidad, el resultado es solo un pequeño sobresalto, en lugar de terror y desolación.

No es mi intención crear pánico en este momento en el que la fiesta de la Facturación Electrónica está en su mejor momento, pero es menester el entender que ahora las auditorias (internas o realizadas por Secretaría de Hacienda) se realizarán sobre material electrónico, por lo que la pérdida parcial o total de información puede resultar en severas sanciones al Contribuyente.

¿Qué podemos hacer entonces? La respuesta es simple: Como contribuyentes acercarnos a verdaderos Profesionales en lo concerniente a Respaldo y Recuperación de información. Como Distribuidores de Productos y Soluciones de Tecnologías de la Información, asesorar a nuestros Clientes.

¿Qué espera Usted para actuar ya?